Banyak kekeliruan, kalau enggan disebut sebagai kesalahan, yang dilakukan oleh pebisnis yang sedang mengerjakan UKM atau usaha rintisan. Pengalaman saya berkecimpung di dalam industri ini, kesalahan ini sederhana sebenarnya, namun karena satu dan banyak faktor, founder UKM atau usaha rintisan tidak mampu untuk melihatnya dan terjebak pada operasional yang sama selama bertahun-tahun. Pada akhirnya, kesalahan ini akan membawa usaha UKM atau usaha rintisan yang sedang dijalankan tidak berkembang, cenderung stagnan, dan tidak mampu bertahan terhadap perubahan ataupun ancaman dari luar.
Berikut 9 kesalahan yang umum dilakukan oleh pebisnis UKM atau founder usaha rintisan yang saya rangkum dari pengalaman pribadi maupun sumber lainnya:
1. Gagal di dalam perencanaan, atau bahkan tidak punya rencana sama sekali
Poin pertama ini sangatlah penting. Bayangkan seorang nahkoda kapal, yang sedang bertambat di pelabuhan. Dia tidak punya tujuan kemana kapalnya akan berlabuh selanjutnya. Apa yang terjadi saat kapal itu harus meninggalkan pelabuhan? ya, kapal itu akan kebingungan kemana harus di arahkan. Syukur kalau secara kebetulan dia bertambat di negeri yang ramah dengan pelancong, bagaimana kalau dia menuju negeri perompak/ bajak laut?
Bayangkan kembali kondisi kapal di atas jika nahkoda secara jelas mengetahui bahwa tujuan dia adalah pelabuhan Rotterdam di Belanda. Maka, nahkoda akan menentukan arah kapal dengan baik, menarik garis lurus di peta, bahkan telah merencanakan kemana saja kapal tersebut harus beristirahat untuk mengisi bahan bakar. Perlahan tapi pasti, kapal itu mengarah ke Rotterdam. Sang nahkoda tahu betul telah mengarahkan kapalnya ke Rotterdam dan sangat percaya bahwa suatu hari dia akan sampai di pelabuhan Rotterdam.
Ilustrasi di atas sangat cocok untuk mendefinisikan perlunya penentuan goals dan tujuan dari sebuah bisnis. Ada beberapa orang yang kini memakai aliran “mengalir saja seperti air”, dengan argumentasi bahwa setiap merencanakan juga selalu gagal, tidak pernah berhasil, selalu meleset, apakah tujuannya, ataukah waktunya. Pemikiran semacam ini, hemat saya, benar namun juga tidak benar. Kenapa saya katakan demikian? di kesempatan lain akan saya jelaskan yah. =)
Bisnis pun demikian. Setiap tahun, perlu didiskusikan goals dari perusahaan. Anda mungkin tidak setuju, pasalnya perusahaan-perusahaan terbaik di dunia melakukan hal yang sama. Itulah kenapa mereka memiliki OKR, KPI, dan parameter-parameter lain untuk mendefinisikan performa perusahaannya baik atau tidak di tahun yang sedang berjalan.
Dari tujuan atau goals besar ini, bisnis kemudian harus menterjemahkannya kedalam actionable plan untuk tiap divisi atau departemen. Tentu saja, sebelumnya divisi dan departemen juga harus menentukan tujuan/ goal mereka berdasarkan dengan tujuan besar perusahaan. Dari situ, tiap divisi akan memberikan inisiatif-inisiatif mereka untuk mencapai tujuan tersebut. Yang perlu di ingat adalah, penentuan tujuan ini tidak sedang melawan hukum Allah atau takdir yang akan terjadi, penentuan tujuan ini lebih kepada pelaksanaan perintah Allah untuk berikhtiar dengan sebaik-baiknya. Hasilnya akan tercapai tujuan itu atau tidak, tetap harus kita pasrahkan kepada Allah SWT. Eits, saya beritahu rahasianya ya. Setiap hal yang telah terlintas di kepala kita dan kita jadikan tujuan, pada dasarnya yang menghembuskan tujuan tersebut juga Allah! artinya, kita memang mampu mencapainya.
2. Tidak memiliki pemahaman yang baik terkait target market dan demografi customer
Kesalahan berikutnya adalah, tidak memahami target market dan demografi dari customer bisnis tersebut. Memangnya, seberapa fatal kesalahan ini? sangat fatal.
Ketika kita tahu siapa target market kita, maka kita bisa lebih tepat membuat program marketing, kita bisa lebih tepat memilih dan menyesuaikan produk/ jasa yang kita jual dengan target market tersebut, kita bisa memprediksi kapan customer kita akan datang ke toko, dan lain sebagainya.
Yang sering kejadian adalah, merasa seakan-akan sudah mengenal dan tahu target market customer, padahal ketika digali lebih dalam sebenarnya belum kenal. Jika Anda merasa mengenal customer anda, cobalah jawab pertanyaan di bawah ini:
- Sosial media apa yang sering dibuka oleh customer anda? jam berapa mereka biasa scroll media sosial tersebut?
- Bisakah anda menceritakan gambaran aktivitas harian customer anda dari mulai bangun tidur hingga tidur kembali?
- Dari aktivitas di atas, kapan customer anda kira kira berkunjung ke toko anda atau mengakses layanan anda?
- Apa yang sangat diharapkan customer anda terkait produk / jasa yang sedang anda jual namun belum Anda berikan?
- Siapa yang dapat mempengaruhi keputusan pembelian customer anda?
- Apa pekerjaan customer anda? apa pengaruh pekerjaan ini terhadap perilaku mereka dalam membeli barang/ jasa?
- Kemana customer anda mencari solusi lain dari produk/ jasa yang sedang anda jual?
Jika anda bisa menjawab seluruh pertanyaan di atas dengan fasih dan berbasis data/ bukan hanya berdasar perasaan/ sepertinya, maka Anda telah mengenal customer anda dengan baik.
Saya menyediakan sesi konsultasi bisnis untuk optimasi profit dan mulai menjalankan bisnis secara autopilot.
3. Meremehkan peran marketing dan branding
Kesalahan berikutnya yang sering dilakukan oleh para pebisnis UKM atau usaha rintisan adalah meremehkan peran marketing dan branding. Apalagi jika usaha yang dilakukan memiliki toko fisik, umumnya pebisnis UKM hanya mengandalkan traffic orang lewat tanpa berpikir keras bagaimana caranya orang bisa datang ke toko mereka meskipun orang tersebut dari jauh.
Selain itu, banyak pebisnis UKM yang meremehkan peran branding. Padahal, branding yang kuat dapat merepresentasikan produk yang baik. Apa yang ada di benak kita kalau kita menyebut brand Toyota? bagaimana jika saya menyebut Lexus? tahukah anda bahwa Toyota dan Lexus berada dalam satu naungan perusahaan induk?
Brand produk yang kekinian dan menarik, akan mudah dikenali oleh customer dan masuk dalam alam bawah sadar mereka. Di saat lain ketika mereka membutuhkan produk/ jasa Anda, customer akan mengingat brand Anda.
4. Tidak peduli dengan layanan customer service
Kesalahan berikutnya adalah tidak memikirkan kualitas layanan, after sales service, dan peran dari customer service itu sendiri. Perlu diingat bahwa mendapatkan customer baru, itu lebih sulit dibanding dengan mempertahankan customer lama. Sementara itu, bisnis yang tumbuh secara sehat, tidak hanya tergantung dari seberapa banyak customer baru yang anda akuisisi atau dapatkan, melainkan juga sangat tergantung dengan seberapa baik anda me-retain atau mempertahankan customer lama sehingga mereka tetap membeli produk/ jasa Anda.
Akuisisi customer baru hebat, namun seluruhnya hilang setelah sekali bertransaksi dengan Anda, adalah bisnis yang konyol. Pada akhirnya, buruknya layanan dari customer service Anda, akan memberikan dampak viral yang Anda tidak akan menduga bisa separah apa dampaknya. Di era sosial media seperti sekarang, sedikit saya layanan buruk dapat berujung pada bangkrutnya sebuah bisnis, atau google rating yang buruk.
Sebaliknya, jika customer service Anda ada pada level excellence, maka customer akan kembali, viralitas positif akan anda dapatkan. Ijinkan saya berbagi cerita tentang salah satu pengalaman saya dalam berbelanja online, yang menurut saya, inilah contoh customer service yang luar biasa. Saya sering menyampaikan cerita ini kepada tim, teman, atau dalam training yang saya bawakan. Ini adalah bukti bahwa customer service yang baik akan membawa viralitas dengan vibes positif.
Jadi ceritanya saya memesan tas untuk istri saya. Alangkah kagetnya saya ketika barangnya datang, ternyata barangnya cacat produk. Saya kemudian mengajukan komplain ke pihak customer service. Yang keren adalah, jawaban mereka terhadap komplain saya tersebut (tentunya setelah kirim foto dan bukti lain-lain). Mereka berkata: silahkan bapak pilih, mau kami kembalikan uang, atau kami kirimkan tas baru pak. Tas lamanya bagaimana? buat bapak saja tas lamanya. Saya tidak perlu kirim balik tas nya? iya pak tidak perlu, buat bapak saja. (Note: cacatnya hanya lecet sedikit).
5. Gagal beradaptasi dengan market dan optimasi teknologi terkini
Banyak sekali saya menjumpai bisnis, tidak hanya UKM, yang gagal dalam beradaptasi dengan kondisi market. Lebih jauh, mereka juga bahkan tidak mengadaptasi teknologi-teknologi terkini untuk operasional bisnis mereka. Paling jauh, mereka hanya menggunakan whatsapp. File-file disimpan secara offline disaat saat ini sudah banyak tools berkolaborasi secara online. Banyak sekali pemikiran-pemikiran mereka terkait perbaikan operasional dan system, yang ternyata setelah saya beritahu, sudah available di market dan dapat digunakan secara GRATIS.
Disinilah pentingnya perusahaan menjadi agile atau luwes. Kondisi market tidak selalu sama seperti ketika Anda memulai bisnis dulu. Pandemi covid-19 adalah salah satu kejadian black swan yang memaksa semua orang beradaptasi. Yang gagal atau telat beradaptasi, tentu akan gulung tikar.
Disisi lain, teknologi, harus terus kita update. Disinilah pentingnya untuk mempekerjakan anak-anak muda dari kalangan profesional. Mereka pada umumnya lebih cepat mengetahui berbagai perkembangan teknologi yang dapat dimanfaatkan oleh operasional bisnis. Sebut saja discord, slack, yang dapat menjadi pilihan dalam berkomunikasi daripada whatsapp. Masih banyak lagi teknologi lain yang bisa kita adaptasi untuk meningkatkan efisiensi dalam bekerja.
6. Buta dalam pemahaman finansial atau laporan keuangan
Salah satu kendala yang paling sering saya temui ketika membina UKM adalah: sebenarnya bagaimana caranya menghitung laba? kenapa di catatan saya laba nya ada namun di rekening saya kosong?
Ini adalah kesalahan umum yang melanda para pebisnis UKM. Penyebabnya sederhana, tidak adanya pencatatan yang baik dalam pemasukan, pengeluaran, serta stok inventori. Tiga hal ini adalah sumber kemana uang perusahaan tidak bisa di tracking. Sebuah bisnis bisa saja mencatat laba 1 miliar, namun tidak ada uangnya. Setelah di tracking, ternyata uangnya lari ke inventori berlebihan / masih berwujud sebagai barang. Pada kesempatan lainnya inshaAllah saya akan berbagi informasi lebih detail terkait hal ini.
Kompetisi hari ini bukan tentang modal atau resep rahasia, kompetisi hari ini tentang mendapatkan talent terbaik dan membuat mereka membangun mimpi Anda bersama-sama
7. Terlalu banyak hutang dan pengeluaran tidak perlu
Bisnis, dimana saja dan apa saja bisnisnya, selalu memiliki masa turun dan masa naik. Biasanya hal ini terjadi secara periodik/ berulang dengan pola tertentu. Kegagalan dalam melihat hal ini, akan berujung pada kesalahan dalam merencanakan keuangan perusahaan. Akibatnya, seringkali pebisnis UKM selalu butuh suntikan dana pada saat high season. Alasannya, untuk kebutuhan modal. Kabar buruknya, modal ini kadang tidak kembali, kenapa? karena kesalahan perencanaan inventori, atau kegagalan produksi.
Pebisnis UKM juga banyak mengeluarkan expense dari sisi pribadi yang tidak perlu. Biasanya karena rekening masih bercampur, pemilik bisnis ketika memegang uang/ kondisi perusahaan sedang baik, tergiur untuk berbelanja lebih. Hitung-hitung membayar jerih payah kerja selama ini, problemnya, pengeluaran-pengeluaran ini ketika tidak di kontrol, akan menjadi beban bagi perusahaan. Oleh karena itu, pemisahan rekening pribadi dan rekening bisnis adalah mutlak bagi siapapun. Expense pribadi harus dipisah dengan expense perusahaan. Jangan memasukkan expense pribadi ke expense perusahaan, bisa jadi perusahaan tekor. Begitu pula sebaliknya, jangan masukkan expense perusahan ke expense pribadi, bisa jadi kita akan menerima laba semu karena cost perusahaan tidak muncul seluruhnya.
8. Mismanajemen staff dan kurangnya kepemimpinan
Kesalahan nomor 8 ini tergolong banyak sekali dilakukan oleh para pebisnis UKM. Umumnya, perusahaan UKM beroperasi secara one man show atau pendirinya yang berada di depan. Seluruh karyawan lain hanya staf administrasi, robot, yang otaknya bahkan tidak pernah dilibatkan dalam pengambilan keputusan apapun. Tidak ada kolaborasi di dalam perusahaan. Pemilik melakukan semua pekerjaan mulai dari divisi marketing, sales, customer service, purchasing, hingga finance. Inilah ciri khas UKM yang tidak akan naik kelas.
Untuk naik kelas, Anda perlu lebih baik lagi dalam memilih tim. Tim Anda lah yang seharusnya berada di depan, bekerja dan meng-aktualisasi diri mereka kedalam pekerjaan. Libatkan mereka dalam setiap pengambilan keputusan dan ajak mereka untuk memajukan bisnis Anda bersama-sama. Percayalah, tidak ada yang akan Anda dapatkan dari bekerja one man show selain kemunduran bisnis, capek, dan staf yang demotivasi karena tidak pernah diberi tanggung jawab.
9. Komunikasi yang buruk dengan customer dan stakeholders
Kesalahan terakhir dari pelaku bisnis UKM / usaha rintisan adalah komunikasi yang buruk dengan customer dan stakeholders.
Banyak pelaku bisnis UKM belum mengenal yang namanya CRM atau customer relationship manajemen. Mereka jarang berkomunikasi dengan pelanggan, menanyakan terkait pelayanan, atau bahkan keluhan mereka selama menikmati layanan/ produk mereka. Alih-alih, fungsi ini justru dipasrahkan kepada lini terdepan perusahaan yang umumnya ada pada SPG dan SPB. Sayangnya, SPG dan SPB ini jarang di training dengan baik, serta tidak ada jalur komunikasi yang jelas untuk meneruskan aspirasi-aspirasi dari pelanggan. Akhirnya, seluruh aspirasi pelanggan hanya menjadi sampah yang tidak berkontribusi pada perkembangan perusahaan sama sekali.
Sementara itu, pebisnis UKM juga harus menjalin komunikasi yang baik dengan para stakeholders. Stakeholders ini bisa berupa supplier, logistik vendor, rekanan bisnis, dan lain sebagainya. Komunikasi ini penting mengingat pada rantai nilai perusahaan, seluruh stakeholders di atas memerankan fungsinya masing-masing. Jika terjadi missed dalam hubungan kerjasama di atas, tentu akan berdampak serius terhadap operasional bisnis.
Demikian 9 kesalahan umum yang sering dilakukan oleh pebisnis UKM/ usaha rintisan. Semoga bermanfaat.
Sumenep, 10 April 2023