Bingung profit tidak ada
UKM terkadang dihadapkan pada permasalahan operasional. Seringkali, omzet usaha telah mencapai miliaran namun profit usaha tidak terlihat, atau Sering Tidak Bisa Diambil oleh Pemilik Bisnis. Lantas pertanyaannya, kemana uang profit tersebut hilang?
Salah satu tujuan utama dari berbisnis adalah mendapatkan profit atau keuntungan. Namun, banyak pemilik usaha kecil menengah (UKM) yang merasa profit mereka tidak terlihat atau tidak bisa diambil bahkan cenderung tidak ada. Uang yang masuk hanya untuk kebutuhan operasional dan belanja seperlunya bagi owner. Padahal, mereka sudah bekerja keras dan menghasilkan omzet yang cukup besar. Lalu, kenapa hal ini bisa terjadi? Dan kemana uang profit tersebut hilang?
Untuk bisnis pada umumnya, ada 3 kategori besar yang perlu untuk betul-betul diperhatikan dalam mengelola keuangan perusahaan. 3 Kategori ini adalah: Pendapatan/ pemasukan; pengeluaran/ expense; dan inventori/ barang. Perhatikan dengan baik ketiga faktor ini maka Anda akan tahu kemana uang perusahaan mengalir.
Memahami konsep profit UKM usaha
Banyak UKM yang tidak memahami konsep profit dengan baik. Mereka menganggap bahwa profit sama dengan omzet atau pendapatan kotor. Padahal, omzet hanya merupakan jumlah uang yang masuk dari penjualan, tanpa memperhitungkan biaya yang dikeluarkan. Profit adalah omzet dikurangi biaya. Jika biaya lebih besar dari omzet, maka usaha akan rugi, bukan profit.
Selain itu, UKM juga banyak tidak memperhatikan margin keuntungan. Margin keuntungan adalah persentase profit terhadap omzet. Margin keuntungan menunjukkan seberapa besar profit yang didapat dari setiap rupiah yang dihasilkan oleh usaha. Margin keuntungan juga dapat digunakan untuk membandingkan kinerja usaha dengan usaha lain atau dengan standar industri. Ada tiga jenis margin keuntungan yang perlu diketahui oleh UKM, yaitu:
- Margin laba kotor (gross profit margin), yaitu persentase laba kotor terhadap omzet. Laba kotor adalah omzet dikurangi HPP. Margin laba kotor menunjukkan seberapa efisien usaha dalam mengelola HPP.
- Margin laba operasional (operating profit margin), yaitu persentase laba operasional terhadap omzet. Laba operasional adalah laba kotor dikurangi biaya operasional, seperti gaji, sewa, listrik, bunga, dan lain-lain. Margin laba operasional menunjukkan seberapa efektif usaha dalam mengelola biaya operasional.
- Margin laba bersih (net profit margin), yaitu persentase laba bersih terhadap omzet. Laba bersih adalah laba operasional dikurangi pajak dan biaya lain-lain yang tidak termasuk dalam biaya operasional. Margin laba bersih menunjukkan keseluruhan kinerja usaha dalam menghasilkan profit.
Faktor penyebab profit UKM tidak terlihat
Lebih lanjut, ada 5 faktor yang bisa menyebabkan profit UKM tidak terlihat atau tidak bisa diambil oleh pemilik bisnis. Tidak mungkin sebuah bisnis dijalankan tanpa profit. Jika profit ini tidak terlihat atau tidak bisa diambil, maka sudah pasti ada manajemen yang salah telah dilakukan. Kelima faktor ini adalah:
1. Pembukuan keuangan yang buruk
Pembukuan keuangan yang tertib dan disiplin dalam sebuah bisnis sangatlah penting. Pembukuan adalah proses pencatatan dan pelaporan transaksi keuangan yang terjadi dalam usaha. Pembukuan yang rapi dan akurat sangat penting untuk mengetahui posisi keuangan usaha, termasuk berapa besar pendapatan, biaya, dan profit yang dihasilkan. Jika tidak ada pembukuan yang rapi dan akurat, maka pemilik bisnis akan sulit untuk menghitung dan melacak profit mereka.
Selain itu, pembukuan yang rapi dan akurat juga berguna untuk menghindari kesalahan, kecurangan, atau manipulasi data keuangan yang bisa merugikan usaha. Jangan salah, meskipun Anda misalnya memberikan kepercayaan kepada saudara, atau keluarga Anda untuk keuangan, kecurangan dan kesalahan dalam pencatatan tetap bisa terjadi.
Tanpa pembukuan yang baik, maka profit bisnis UKM Anda tidak akan pernah bisa terlihat, bahkan cenderung kacau balau. Jangan bermimpi untuk mengetahui berapa profit Anda tahun ini jika pembukuan Anda sangat payah. Solusinya, rekrut tenaga ahli keuangan yang profesional atau konsultasikan kepada kami untuk mendapat saran/ masukan terkait system nya.
2. Perencanaan Anggaran yang payah
Tidak ada perencanaan anggaran yang tepat. Anggaran adalah rencana keuangan yang mencakup estimasi pendapatan dan pengeluaran dalam periode tertentu. Anggaran yang tepat sangat penting untuk mengatur arus kas usaha, yaitu pemasukan dan pengeluaran uang dalam usaha. Dengan anggaran yang tepat, pemilik bisnis bisa menentukan berapa besar biaya operasional yang harus dikeluarkan, berapa besar investasi yang harus dilakukan, dan berapa besar profit yang bisa diambil. Jika tidak ada perencanaan anggaran yang tepat, maka pemilik bisnis akan kesulitan untuk mengendalikan arus kas usaha dan memastikan bahwa pengeluaran tidak melebihi pendapatan.
Perencanaan anggaran ini meliputi perencanaan belanja bahan, perencanaan pembayaran payroll dan operasional lain, biaya produksi bahan, biaya pengiriman bahan, dan lain sebagainya. Jika keuangan perusahaan dipaksa untuk mengeluarkan biaya berlebih tanpa tahu dimana posisi keuangannya saat ini, alhasil Anda akan kehilangan cash dan ujung-ujungnya adalah perusahaan mengalami kesulitan operasional. Alih-alih menghitung profit, perusahaan Anda tidak punya uang untuk memutar roda operasional. Inilah faktor kedua yang membuat profit ukm Anda tidak dapat dilihat.
3. Pemisahan keuangan pribadi dan perusahaan
Tidak ada pemisahan antara uang pribadi dan uang usaha adalah sumber kebingungan ketiga dalam menghitung profit perusahaan atau bisnis UKM Anda. Pemisahan antara uang pribadi dan uang usaha adalah salah satu prinsip dasar dalam manajemen keuangan usaha. Pemisahan ini bertujuan untuk membedakan antara aset dan kewajiban pribadi dengan aset dan kewajiban usaha. Dengan pemisahan ini, pemilik bisnis bisa mengetahui berapa besar modal yang dimiliki usaha, berapa besar hutang yang harus dibayar usaha, dan berapa besar profit yang bisa diambil dari usaha. Jika tidak ada pemisahan antara uang pribadi dan uang usaha, maka pemilik bisnis akan bingung untuk membedakan antara pengeluaran pribadi dengan pengeluaran usaha, sehingga profit usaha semakin kabur.
Terkadang, Anda yang menjalankan bisnis dan duduk di kursi fungsional juga memilih untuk tidak digaji. Padahal konsep ini keliru, siapapun itu meskipun keluarga sendiri, semestinya mendapatkan payroll atau gaji sesuai dengan posisi yang di duduki. Tidak di aplikasikannya hal ini akan membuat profit Anda terlihat besar, padahal tidak. Yang membuat besar adalah anda tidak membayar diri anda sendiri. Bayangkan jika suatu saat nanti anda akan ekspansi dan harus meng-hire orang lain. Anda terkaget-kaget karena ternyata biaya menjalankan bisnis lebih tinggi dari yang biasa Anda lakukan.
4. Pengembalian modal dan pengambilan gaji secara rutin.
Tidak ada pengembalian modal dan pengambilan gaji secara rutin adalah penyebab profit UKM anda tidak terlihat berikutnya. Pengembalian modal adalah proses mengembalikan sebagian atau seluruh modal yang telah ditanamkan dalam usaha. Pengambilan gaji adalah proses memberikan imbalan kepada diri sendiri atau karyawan atas kerja keras yang telah dilakukan dalam usaha.
Pengembalian modal juga penting untuk memantau kondisi inventori atau barang yang akan dijual oleh perusahaan. Misalnya, inventori awal Anda senilai 100juta, setelah beroperasi sebulan, inventori Anda 80 juta. Berhati-hatilah karena jika Anda membelanjakan uang perusahaan, sangat mungkin sebagian uangnya adalah uang inventori yang seharusnya Anda belanjakan kembali untuk menjaga stok tetap aman.
Pengembalian modal dan pengambilan gaji secara rutin sangat penting untuk menjaga motivasi dan kesejahteraan pemilik bisnis dan karyawan. Dengan pengembalian modal dan pengambilan gaji secara rutin, pemilik bisnis bisa menikmati hasil dari usahanya dan merasa puas dengan pekerjaannya. Jika tidak ada pengembalian modal dan pengambilan gaji secara rutin, maka pemilik bisnis akan merasa tidak adil dan tidak dihargai atas kerja kerasnya.
5. Bisnis stagnan tanpa dirasa oleh pemilik
Tidak ada peningkatan efisiensi dan produktivitas usaha merupakan faktor terakhir yang sering tidak disadari oleh pemilik UKM kenapa profit mereka tidak terlihat. Efisiensi adalah tingkat optimalisasi penggunaan sumber daya dalam menghasilkan output. Produktivitas adalah tingkat kemampuan bisnis dalam memproduksi barang atau jasa. Sebagai contoh, jika Anda memiliki 10 karyawan, tahukah Anda pada tingkat omzet berapa 10 karyawan Anda ini akan mencapai titik lelahnya? karyawan tidak boleh terlalu lelah. Umumnya, tingkat produktivitas waktu kerja karyawan maksimal ada di 80%, di atas itu mungkin sesekali tidak masalah namun bukan tiap hari. Jika tiap hari dilakukan, maka karyawan akan mengalami demotivasi.
Kenapa pengukuran produktivitas dan efisiensi penting? karena ini sangat berpengaruh pada cost dan pencapaian omzet. Kesalahan dalam perhitungan ini dapat membuat profit UKM Anda tidak terlihat.