Inventori Manajemen: Apa itu dan Mengapa Penting bagi UKM?
Inventori manajemen adalah proses mengelola, mengatur, dan mengawasi segala hal terkait dengan persediaan barang atau produk dalam sebuah bisnis. Inventori manajemen meliputi aktivitas seperti pembelian barang dari supplier, stock opname, memantau jumlah pesanan pelanggan, ketersediaan barang, hingga pembuatan laporan inventaris secara otomatis. Di pabrik, Tenaga ahli dalam inventori manajemen biasa disebut dengan PPIC (Production planning and inventory control)
Pengelolaan inventori tidaklah mudah. Ada banyak faktor yang harus diperhatikan, seperti jumlah, kualitas, harga, lokasi, dan waktu pembelian dan penjualan barang. Jika tidak dikelola dengan baik, inventori bisa menimbulkan masalah seperti kehabisan stok, kelebihan stok, kerusakan barang, atau kesalahan data.
Pentingnya Manajemen Inventori bagi UKM
Inventori manajemen sangat penting bagi UKM karena dapat membantu meningkatkan efisiensi, menghemat biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan inventori manajemen yang baik, UKM dapat:
- Menghindari kelebihan atau kekurangan stok barang yang dapat menyebabkan kerugian atau kehilangan peluang penjualan. Contohnya, jangan sampai kekurangan stok bahan ketika high season datang. Sebaliknya, ketika musim ramai, jangan menyimpan terlalu banyak stok. Contoh ciamik dalam hal ini adalah apa yang dilakukan oleh Toyota dengan metode just in time nya. Toyota tidak memiliki stok produk dan hanya memproduksi mobil ketika ada pesanan.
- Mengetahui kapan waktu yang tepat untuk memesan barang dari supplier agar tidak kehabisan stok atau menumpuk barang di gudang. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah dengan melihat data masa lalu, seberapa lama proses logistik dan produksi bisa dilakukan, dan kondisi ketersediaan barang dari berbagai supplier. Setiap supplier memiliki kapasitas masing-masing dan ketika sudah overload, pastinya sudah tidak mampu menerima order lagi.
- Menyusun strategi pemasaran dan promosi yang sesuai dengan kondisi stok barang dan permintaan pasar. Musim ramai adalah musim yang tepat untuk mengadakan promo bahkan clearance sale. Beberapa orang mungkin tidak sependapat dengan pendapat saya ini namun jika Anda melihat ke produsen-produsen besar global seperti coca cola, yang mereka lakukan ketika bulan ramadhan misalnya adalah memberikan diskon.
- Menganalisis kinerja penjualan dan pembelian barang untuk mengevaluasi kualitas produk, supplier, dan pelanggan. Kualitas produk, supplier, dan pelanggan saling terhubung satu sama lain. Untuk mendapatkan produk yang berkualitas, kita perlu memiliki supplier yang dapat diandalkan. Produk yang berkualitas akan mengantarkan bisnis kita pada kepuasan pelanggan yang lebih baik.
- Membuat perencanaan anggaran dan cash flow yang akurat berdasarkan data inventaris yang terkini. Hal ini penting, khususnya di musim ramai yang bisa jadi kita membutuhkan suntikan modal untuk mengejar omzet yang kita harapkan.
Manajemen Inventori untuk UKM: Bagaimana Cara Melakukannya?
Untuk melakukan inventori manajemen dengan baik, UKM memerlukan sistem atau aplikasi yang dapat membantu mereka mengelola data inventaris secara mudah, cepat, dan akurat. Saat ini, ada banyak ragam jenis aplikasi inventori manajemen yang dikembangkan dan bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan UKM.
Beberapa contoh aplikasi inventori manajemen yang populer di kalangan UKM adalah:
- Konektifa: Platform inventori digital khusus UKM yang memberi akses kepada calon pengusaha untuk menjual produk langsung dari pihak supplier yang sudah terdaftar dalam platform Konektifa. Calon pengusaha bisa menjual lebih dari satu produk dengan channel marketing apapun dari online hingga offline dengan harga jual yang jauh lebih kompetitif.
- Jurnal: Aplikasi akuntansi online yang dilengkapi dengan fitur inventori manajemen yang dapat membantu UKM mengontrol stok barang, mencatat transaksi penjualan dan pembelian, membuat faktur dan nota penjualan, serta membuat laporan keuangan secara otomatis.
- Zahir: Software akuntansi dan bisnis yang memiliki fitur inventori manajemen yang dapat membantu UKM mengelola data barang masuk dan keluar, menentukan harga pokok penjualan (HPP), menghitung laba rugi per produk, serta membuat laporan stok barang secara real time.
Selain menggunakan aplikasi atau sistem inventori manajemen, UKM juga perlu menerapkan beberapa prinsip dasar dalam pengelolaan inventaris, seperti:
1. Menentukan jenis-jenis inventori
Jenis-jenis inventori yang umum digunakan oleh UKM retail adalah sebagai berikut:
– Inventori bahan baku: adalah bahan mentah yang digunakan untuk membuat produk jadi atau setengah jadi.
– Inventori barang dalam proses: adalah produk setengah jadi yang masih dalam tahap produksi.
– Inventori barang jadi: adalah produk jadi yang siap dijual kepada pelanggan.
– Inventori barang cadangan: adalah barang jadi yang disimpan sebagai cadangan untuk mengantisipasi permintaan yang melebihi perkiraan atau gangguan pasokan.
2. Menentukan metode perhitungan stok
Metode perhitungan stok adalah cara untuk menghitung jumlah barang yang ada di gudang atau toko. Ada beberapa metode perhitungan stok yang bisa digunakan oleh UKM retail, seperti:
- Metode fisik: adalah metode perhitungan stok dengan cara menghitung secara langsung jumlah barang yang ada di gudang atau toko. Metode ini membutuhkan waktu dan tenaga yang banyak, serta rentan terhadap kesalahan manusia.
- Metode perpetual: adalah metode perhitungan stok dengan cara mencatat setiap transaksi pembelian dan penjualan barang secara terus-menerus. Metode ini membutuhkan sistem informasi yang akurat dan terintegrasi, serta disiplin dalam pencatatan data.
- Metode siklus: adalah metode perhitungan stok dengan cara menghitung sebagian barang secara berkala sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Metode ini merupakan kombinasi antara metode fisik dan perpetual, sehingga lebih efisien dan akurat.
Menentukan sistem Pengendalian Stok
Sistem pengendalian stok adalah cara untuk mengatur kapan dan berapa banyak barang yang harus dibeli atau dijual. Sistem pengendalian stok bertujuan untuk memastikan ketersediaan barang yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, sekaligus menghindari kelebihan stok yang dapat menimbulkan biaya penyimpanan dan kerugian akibat kadaluarsa atau rusak. Ada berbagai jenis sistem pengendalian stok yang dapat digunakan oleh UKM retail, tergantung pada karakteristik produk, permintaan pasar, dan sumber daya yang dimiliki. Berikut ini adalah beberapa jenis sistem pengendalian stok yang umum digunakan:
- Sistem pengendalian stok periodik. Sistem ini dilakukan dengan melakukan pengecekan fisik stok barang secara berkala, misalnya setiap minggu, bulan, atau kuartal. Dengan sistem ini, UKM retail dapat mengetahui jumlah stok barang yang tersedia di gudang atau toko, dan melakukan pemesanan ulang jika stok sudah mencapai titik pemesanan ulang (reorder point) yang ditentukan. Keuntungan sistem ini adalah mudah dilakukan dan tidak memerlukan teknologi canggih. Namun, kelemahannya adalah rentan terjadi kekurangan stok (stockout) atau kelebihan stok (overstock) karena tidak adanya informasi real time tentang permintaan pelanggan dan kondisi stok.
- Sistem pengendalian stok berdasarkan permintaan. Sistem ini dilakukan dengan menggunakan data historis permintaan pelanggan untuk menghitung jumlah stok barang yang optimal. Dengan sistem ini, UKM retail dapat menyesuaikan jumlah stok barang dengan fluktuasi permintaan pasar, sehingga dapat mengurangi risiko kekurangan stok atau kelebihan stok. Keuntungan sistem ini adalah dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan inventori. Namun, kelemahannya adalah memerlukan analisis data yang akurat dan teknologi informasi yang mendukung.
- Sistem pengendalian stok berdasarkan persediaan. Sistem ini dilakukan dengan menggunakan data persediaan barang yang tersedia di gudang atau toko untuk menghitung jumlah stok barang yang optimal. Dengan sistem ini, UKM retail dapat memantau kondisi stok barang secara real time dan melakukan pemesanan ulang secara otomatis jika stok sudah mencapai titik pemesanan ulang yang ditentukan. Keuntungan sistem ini adalah dapat mengurangi biaya administrasi dan kesalahan manusia dalam pengelolaan inventori. Namun, kelemahannya adalah memerlukan investasi awal yang besar untuk membeli peralatan dan perangkat lunak yang dibutuhkan.
- Sistem pengendalian stok berdasarkan pemasok. Sistem ini dilakukan dengan menjalin kerjasama dengan pemasok barang untuk mengatur jumlah dan waktu pengiriman barang sesuai dengan kebutuhan UKM retail. Dengan sistem ini, UKM retail dapat mengurangi biaya pembelian dan penyimpanan barang, serta meningkatkan kualitas dan ketersediaan barang. Keuntungan sistem ini adalah dapat meningkatkan hubungan dan loyalitas dengan pemasok barang. Namun, kelemahannya adalah memerlukan koordinasi dan komunikasi yang baik dengan pemasok barang.
Demikianlah beberapa jenis sistem pengendalian stok yang dapat digunakan oleh UKM retail untuk meningkatkan kinerja manajemen inventori mereka. Tentu saja, tidak ada sistem yang sempurna dan sesuai untuk semua situasi. Oleh karena itu, UKM retail perlu mengevaluasi kelebihan dan kekurangan masing-masing sistem, serta menyesuaikannya dengan kondisi bisnis mereka.
Nah, setelah membaca artikel ini, apakah Anda sudah tahu jenis sistem pengendalian stok apa yang cocok untuk bisnis Anda? Atau mungkin Anda masih bingung dan butuh bantuan? Jangan khawatir, kami siap membantu Anda untuk menemukan solusi