Pengertian Optimasi Bisnis untuk UKM
Optimasi bisnis adalah proses mengidentifikasi dan menerapkan strategi yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis. Sebelum membaca lebih lanjut, perlu kita pahami terlebih dahulu konsep dari kata ‘optimal‘. Optimal tidaklah berarti yang paling banyak menghasilkan. Keliru atau kurang lengkap jika kita mengatakan demikian. Optimal, adalah yang terbaik atau paling banyak menghasilkan. Jika kita tambahkan parameter lain, maka kata efisien dan efektif adalah istilah yang paling tepat.
Sebuah proses disebut efisien jika output yang di dapat maksimal dengan input yang seminimal mungkin. Sedangkan sebuah proses dikatakan efektif jika dapat mencapai tujuan yang diharapkan, tepat sasaran, dan tanpa mempertimbangkan waktu maupun biaya.
Kita semua mengerti bahwa di dunia bisnis yang sangat kompetitif seperti saat ini, usaha kecil dan menengah (UKM) amat perlu berkomitmen untuk terus berinovasi, mengurangi biaya, meningkatkan profitabilitas, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Perhatikan kata kuncinya, terus menerus. Proses ini bukan proses sekali jalan dan dimulai dengan start dan ada akhir/ finishnya. Proses ini harus dilakukan terus menerus dengan mengkritisi setiap hal seperti dengan mulai bertanya: Kenapa harus begitu? bisakah tidak begitu? bisakah ini dihilangkan? bisakah ini lebih cepat? kenapa antriannya harus seperti sekarang? dst.
Untuk mencapai tujuan-tujuan di atas, optimasi bisnis sangat penting bagi UKM. Artikel ini akan menjelajahi pentingnya optimasi bisnis bagi UKM dan menawarkan tips untuk optimasi yang efektif, dan yang terpenting, bagaimana dan darimana cara memulainya.
Pentingnya Optimasi Bisnis UKM
UKM yang mengoptimalkan operasinya dapat memetik banyak manfaat yang dapat mendorong pertumbuhan dan daya saing. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari optimasi bisnis:
Penghematan Biaya
Mengoptimalkan proses bisnis dapat mengarah pada pengurangan biaya, yang berarti keuntungan yang lebih tinggi. Operasi yang dioptimalkan berarti lebih sedikit kesalahan, lebih sedikit limbah, dan proses yang disederhanakan yang memerlukan lebih sedikit sumber daya. Ini menghasilkan efisiensi yang lebih tinggi dan biaya overhead yang lebih rendah. Banyak dari para pelaku UKM mengerjakan proses operasi yang sama dari tahun ke tahun. Bahkan, seolah operasi bisnis mereka sudah menjadi seperti resep rahasia yang tidak boleh diganti karena akan mengubah rasa. Padahal, sebuah proses pasti akan selalu dapat diperbaiki/ ditingkatkan efisiensi dan efektifitasnya dengan misalnya menyentuhkan teknologi, membuang proses yang tidak perlu, dsb.
Mari kita ingat dawuh Kanjeng Nabi Muhammad SAW: “Barangsiapa yang hari ini sama dengan hari kemarin, maka dia adalah orang yang merugi. Barangsiapa yang hari ini lebih buruk dari hari kemarin, maka dia adalah orang yang celaka. Dan barangsiapa yang hari ini lebih baik dari hari kemarin, dialah orang yang beruntung.”
Mari kita jadikan pedoman di atas sebagai perintah untuk terus mengadakan perbaikan di semua aspek kehidupan, wa bil khusus untuk bisnis kita.
Efisiensi yang Meningkat
Optimasi membantu meningkatkan efisiensi proses bisnis, yang mengarah pada waktu putaran yang lebih cepat, produktivitas yang lebih baik, dan alur kerja yang lebih lancar. Dengan proses yang dioptimalkan, UKM dapat melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, membebaskan waktu dan sumber daya mereka untuk tugas-tugas yang lebih penting, strategis, dan bukan merupakan perulangan yang tidak berarti.
Kepuasan Pelanggan yang Lebih Baik
Optimasi membantu UKM menciptakan lebih banyak nilai bagi pelanggan mereka dengan meningkatkan kualitas barang dan jasa yang disampaikan. Dengan proses yang dioptimalkan, UKM lebih siap untuk memenuhi pesanan pelanggan, memenuhi tenggat waktu, dan memberikan dukungan pelanggan tepat waktu. Ini mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan, yang dapat membantu mempertahankan pelanggan yang ada dan menarik pelanggan baru. Sebagai contoh, jika Anda melihat antrian pembayaran kasir yang panjang dalam peak season, Anda dapat mulai berpikir bagaimana caranya agar antrian tidak panjang. Antrian panjang menyebabkan pelanggan menderita, karena banyak waktu yang harus mereka buang hanya untuk melakukan pembayaran.
Profitabilitas yang Meningkat
Optimasi dapat membantu meningkatkan profitabilitas dengan mengidentifikasi area-area di mana biaya dapat dikurangi dan pendapatan ditingkatkan. Dalam hal ini, optimasi proses bisnis juga perlu melibatkan cost analysis. Pengeluaran-pengeluaran yang telah dihabiskan oleh perusahaan perlu dianalisis dan dicari polanya. Proses ini juga melibatkan pencarian supplier, vendor, atau rekanan secara terus menerus yang dapat memberikan harga yang kompetitif bagi perusahaan.
UKM yang mengoptimalkan operasinya dapat fokus pada aktivitas bisnis inti, mengurangi limbah atau waste, dan menghilangkan pengulangan/ redundancy. Hal ini tentu mengarahkan bisnis pada pengurangan biaya, yang berujung pada peningkatan margin/ keuntungan perusahaan.
Saya menyediakan sesi konsultasi bisnis untuk optimasi profit dan mulai menjalankan bisnis secara autopilot.
Oke, saya ingin melakukan optimasi bisnis. Tapi, darimana saya memulainya?
Berikut adalah beberapa tips untuk SME yang ingin mengoptimalkan proses bisnis mereka:
Identifikasi Proses Bisnis Anda
Langkah pertama dalam mengoptimalkan proses bisnis Anda adalah mengidentifikasi proses bisnis kunci Anda. Ini termasuk segala hal mulai dari penjualan dan pemasaran hingga produksi dan logistik. Penting untuk memetakan setiap proses dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Jika Anda bingung dengan penjelasan di atas, berikut saya perkenalkan kepada Anda Porter Value Chain yang sudah diperkenalkan sejak tahun 1985 oleh Michael Porter:
Perhatikan gambar di atas. Gambar di atas adalah diagram sederhana bagaimana sebuah perusahaan menciptakan nilai (value) dari rantai operasi yang dilakukannya. Umumnya, perusahaan akan memiliki 2 aktivitas besar yaitu: Primary activities dan Supporting activities. Yang dimaksud dengan primary activities adalah aktifitas utama yang terlibat dalam penciptaan produk Anda. Sebagai contoh: jika Anda memproduksi pisang goreng, maka aktifitas utama Anda dari hulu ke hilir adalah 1) pencarian supplier pisang 2) pembelian pisang 3) distribusi pisang dari pasar ke tempat produksi 4) pengolahan pisang 5) packaging 6) distribusi dari tempat produksi ke toko retail 7) penjualan. Apakah anda mulai memahaminya?
Sedangkan aktivitas support adalah seluruh aktivitas yang dilakukan untuk mendukung proses primary di atas. Misal, untuk mendukung proses primary, anda perlu administrasi, finance, procurement, hrd, dukungan IT, dll. Bagaimana cara membedakan ini aktivitas primer atau hanya supporting? mudah saja, seluruh aktivitas supporting sebenarnya bisa dihilangkan dan aktivitas primer tetap bisa berjalan. Misal pada contoh usaha pisang goreng tadi, maka anda sebenarnya tidak perlu-perlu amat dengan sistem kasir (dukungan IT) karena anda tetap bisa menjual walau akan kesulitan karena proses pencatatannya manual.
Nah, setelah Anda memahami porter value chain, cobalah menggambar dan menjelaskan proses bisnis Anda masing-masing. Pikirkan pelan-pelan dan buat sedetail mungkin. Jika sudah, mulailah amati proses bisnis sebelah mana yang masih berantakan, bisa dioptimalkan, atau bisa justru dihilangkan. Anda akan terkejut dengan hasilnya!
Tetapkan Tujuan
Setelah Anda mengidentifikasi proses bisnis, Anda perlu menetapkan tujuan untuk masing-masing dari mereka. Tujuan ini harus dapat diukur dan spesifik, sehingga Anda dapat melacak kemajuan dan menyesuaikan dengan strategi Anda. Misalnya dari contoh produsen pisang goreng di atas, Anda ingin memaksimalkan supply pisang dengan terus mencari supplier dari berbagai kota dengan quality control yang telah Anda putuskan sebelumnya. Hal ini melibatkan proses pemanggilan vendor/ calon supplier secara berkala dan evaluasi hasil produksi serta margin perusahaan. Anda juga perlu mencari plan B dan plan C jika pada suatu ketika supplier utama Anda tidak dapat memberikan pisang kepada perusahaan Anda.
Analisis dan Evaluasi
Menganalisis dan mengevaluasi proses bisnis Anda sangat penting untuk mengidentifikasi area ketidak-efisienan, pemborosan, dan kualitas yang buruk. Anda dapat menggunakan peta proses, umpan balik pelanggan, dan indikator kinerja kunci (KPI) untuk menentukan area mana yang perlu ditingkatkan. Selain itu, penerapan OKR juga dapat membantu mengukur kinerja departemen-departemen yang mungkin Anda sendiri tidak pernah mengukurnya.
Gunakan kacamata kritis untuk selalu mempertanyakan status quo atau apa yang selama ini Anda sudah kerjakan. Lihatlah kompetitor atau pemain lain, apakah mereka melakukan hal yang sama dengan anda atau justru sudah lama meninggalkannya? libatkan anggota team yang muda dan berbakat, pada umumnya mereka selalu memiliki ide-ide brilian yang mungkin tidak pernah anda pikirkan.
Prioritaskan Perbaikan
Setelah analisis selesai, Anda dapat memprioritaskan area mana yang perlu ditingkatkan. Mulailah dengan fokus pada area-area yang akan memiliki dampak terbesar atau meningkatkan kepuasan pelanggan Anda. Jangan khawatir, proses ini juga bisa dilakukan secara paralel jika Anda telah memiliki tim yang bisa diandalkan. Kegagalan dalam mengupayakan perbaikan mungkin akan terjadi, tapi yang paling penting, Anda telah mengupayakan perbaikan dan mencoba beberapa opsi. Pada akhirnya, Anda dan tim Anda pasti akan menemukan cara terbaik untuk melakukannya.
Implementasikan Perbaikan
Setelah Anda memutuskan area mana yang perlu ditingkatkan, Anda perlu menerapkan perubahan. Ini bisa melibatkan mendefinisikan ulang proses, berinvestasi dalam teknologi baru, atau melatih ulang staf. Melaksanakan perubahan akan memerlukan pemantauan, evaluasi dan penyesuaian yang berkelanjutan jika diperlukan. Disinilah pentingnya agilitas dari perusahaan termasuk di dalamnya anggota tim. Semua orang di dalam perusahaan perlu memiliki mental open minded, yang terbuka dengan seluruh perbaikan walau itu baru dan asing untuk mereka. Lakukan sesuatu dengan baik dan benar, bukan karena sesuatu itu yang paling cepat, atau yang paling mudah.
Anyway, tidak ada yang menyukai perubahan di dunia ini. Ada hukum fisika yang berlaku buat semua benda di dunia yaitu hukum kelembaman. Hukum ini menjelaskan bahwa segala sesuatu cenderung mempertahankan posisinya semula. Jadi, bersiaplah pada penolakan terhadap perubahan
Monitor Kemajuan
Anda perlu memantau kemajuan untuk memastikan bahwa perbaikan memberikan hasil yang diinginkan. Ini termasuk pengukuran KPI, pengukuran OKR, pelacakan umpan balik pelanggan, dan secara teratur meninjau proses untuk mengidentifikasi masalah apa pun. Seperti konsep manajemen yang telah banyak orang kenal, PDCA = Plan – Do – Check – Action. Lakukan perubahan, dan monitor kembali dampaknya. Sesuaikan jika diperlukan. Namun, jangan buru buru berbalik arah jika tim anda menolaknya. Ingat selalu konsep di atas bahwa semua orang tidak menyukai perubahan. Berikan pengertian kepada mereka bahwa jika mereka melakukan ini dan itu, mereka akan mendapatkan hasil yang lebih baik dengan usaha yang lebih sedikit.
Kompetisi hari ini bukan tentang modal atau resep rahasia, kompetisi hari ini tentang mendapatkan talent terbaik dan membuat mereka membangun mimpi Anda bersama-sama
Kesimpulan
Menerapkan proses optimasi bisnis dapat memberikan manfaat signifikan bagi pelaku UKM yang ingin tumbuh, bersaing, dan berhasil di pasar saat ini. Dengan mengidentifikasi proses bisnis kunci, menetapkan tujuan, menganalisis dan mengevaluasi, memprioritaskan perbaikan secara berkesinambungan, maka Anda sedang menciptakan bisnis yang agile, yang keren, yang insyaAllah mampu beradaptasi dan berumur panjang (masih ingat perusahaan tertua di muka bumi usianya berapa?).
Jika Anda masih bingung dengan apa yang harus dilakukan, hubungi saya segera untuk mendiskusikan hal di atas. Dengan senang hati saya akan membantu Anda melakukan hal-hal di atas.
Sumenep, 12 April 2023