Pengertian
OKR adalah kependekan dari Objectives and Key Results. Seperti namanya, OKR adalah penjabaran dari Objective (tujuan perusahaan) dan Key Result (parameter hasil) yang diharapkan dari tujuan tersebut. OKR adalah kerangka kerja untuk menetapkan dan mengukur tujuan yang membantu menciptakan keselarasan dan keterlibatan seluruh tim untuk mencapai tujuan yang dapat diukur. Apa jawaban Kamu ketika ada orang bertanya, apakah perusahaanmu di tahun kemarin sukses? jika jawabannya ya, apa parameter kesuksesannya? nah, menjawab pertanyaan ini akan lebih mudah kalau menggunakan OKR.
OKR diperkenalkan dan dipopulerkan pada tahun 1970-an di Intel, dan sejak itu menyebar ke berbagai perusahaan teknologi sebagai cara untuk membantu karyawan memahami dan terlibat dalam misi perusahaan. Saat ini, banyak sekali perusahaan menggunakan OKR alih-alih menggunakan KPI yang lebih kaku dan tidak dinamis. Terlebih, OKR juga relevan diterapkan di perusahaan UKM maupun startup.
Fungsi dalam Perusahaan
Fungsi penerapan OKR dalam perusahaan antara lain:
Membuat target dan goals perusahaan
Pendekatan OKR akan memudahkan perusahaan merumuskan tujuan / goals utama dalam sebuah periode perjalanan bisnis. Apakah perusahaan kamu sedang dalam tahap inisiasi, pengembangan produk, atau bahkan ekspansi. Setiap tahapan tersebut memiliki tujuan spesifik yang dapat di break down menjadi tujuan-tujuan kecil per departemen di dalam perusahaan.
Umumnya, OKR terdiri dari 3-5 tujuan utama yang akan dijalankan oleh perusahaan. Tujuan utama ini dapat menggunakan beberapa pendekatan seperti pendekatan Balance score card (BSC) seperti keuangan, proses bisnis (internal), kepuasan pelanggan, dan pembelajaran dan pertumbuhan. Ke empat tujuan ini di ejawantahkan menjadi sebuah tujuan yang tidak terlalu sulit untuk dicapai, tapi juga tidak mudah/ butuh effort untuk mencapainya. Misalnya, jika perusahaan kamu baru berdiri beberapa bulan, tidak wajar untuk menuliskan tujuan 1 triliun revenue di tahun pertama. Sebuah tujuan harus memiliki ruh di dalamnya sehingga setiap tim yang terlibat percaya dan mampu untuk mencapainya.
Mengukur pencapaian target / goals perusahaan tercapai
OKR adalah metrik utama yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa sukses pencapaian perusahaan kamu dalam periode tertentu. Pertanyaan sebelumnya tentang seberapa sukses perusahaan kamu di tahun ini, dapat dijawab jika kamu memiliki metrik yang terus dipantau dan di evaluasi. Kamu bisa saja mengatakan perusahaan cukup sukses ketika OKR tercapai 70%, tapi kamu tidak bisa mengatakan perusahaan kamu sedang baik baik saja jika OKR yang telah ditetapkan hanya tercapai 20%.
Evaluasi inisiatif yang telah dilakukan sepanjang tahun
Fungsi berikutnya adalah untuk meng evaluasi inisiatif-inisiatif yang telah dikerjakan perusahaan dan hasilnya bagaimana. Misalnya, OKR di kuartal pertama hanya berhasil mencapai 10%, dari sini kita bisa menengok pada inisiatif apa saja yang telah dilakukan. Apakah inisiatif tersebut kurang, atau eksekusinya saja yang belum sempurna, atau bahkan hanya kurang ajeg dalam pelaksanaannya. Hal ini dapat menjadi catatan yang penting untuk bahan evaluasi perusahaan dalam kuartal berikutnya sehingga dapat memperbaiki inisiatif yang telah dilakukan.
Memastikan setiap orang fokus dan merasa tertantang terhadap pekerjaannya
Banyak sekali saya menjumpai UKM, yang pekerjaannya monoton. Ya, setiap orang di dalamnya hanya melakukan hal yang sama secara terus menerus. Mereka melakukan hal itu karena memang itulah yang dilakukan tiap hari. Mereka bahkan tidak punya tujuan perbaikan dalam apa yang mereka kerjakan. Hal ini tentu sangat disayangkan.
Penerapan OKR dapat mendobrak status seperti itu dan mengubahnya menjadi tantangan secara berkelanjutan. Dengan OKR, setiap orang dalam tim memiliki tugas dan goals yang harus dicapai. Untuk mencapainya, mereka perlu berpikir kritis, eksekusi, dan evaluasi terus menerus. Pekerjaan yang monoton akan berubah menantang karena ada tujuan target di dalamnya. Sebagai contoh, ketika sebuah tim bongkar barang terbiasa membongkar saja tanpa parameter yang jelas, kamu bisa meletakkan key result tidak ada barang yang belum terbongkar setelah 2 hari sampai gudang.
Menjadikan tim saling terkoneksi secara pekerjaan
Tim yang menerapkan OKR, mereka akan mengerti bahwa apa yang mereka kerjakan setiap hari terkoneksi dengan tujuan perusahaan yang lebih besar. Artinya, mereka berkontribusi terhadap pencapaian perusahaan, sesuai dengan posisi masing-masing. Hal ini sangat positif bagi perusahaan karena akan tercipta budaya team-work yang lebih baik, perasaan saling bahu membahu, dan tidak perlu saling menjatuhkan satu sama lain karena mereka bekerja untuk satu tujuan bersama yang sama. Lebih jauh lagi, OKR menciptakan transparansi antar departemen karena setiap tim mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh tim lainnya.
Struktur dan penggunaan
OKR terdiri dari dua bagian penting: Objective dan Key Result. Objective adalah deskripsi kualitatif dan menginspirasi tentang apa yang ingin dicapai. Objective harus singkat, inspiratif, dan menarik. Key Result adalah tolak ukur yang dapat diukur, diverifikasi, dan berbatas waktu untuk mengukur kemajuan menuju objective. Key Result membuat objective menjadi nyata. Tanpa key result, objective hanyalah harapan.
OKR adalah proses kolaboratif yang melibatkan semua tingkatan organisasi. Tim dalam organisasi dapat mengambil objective tingkat tinggi dan menyempurnakannya untuk setiap area spesifik. Jika tim harus bekerja dengan mitra lain dalam organisasi untuk mencapai objective tingkat tinggi, tim tersebut dapat berkolaborasi dan menulis OKR bersama untuk memastikan keselarasan yang tepat. OKR mengubah pola pikir dari “apakah kita sibuk melakukan tugas?” menjadi “apakah kita menggerakkan jarum untuk organisasi kita berkembang?”
Untuk menerapkan OKR dengan efektif, setiap tim harus memahami OKR masing-masing dan fokus kepadanya. Ini berarti bahwa setiap tim harus menetapkan objective dan key result yang relevan, realistis, dan menantang untuk diri mereka sendiri, serta menyelaraskan mereka dengan objective dan key result tingkat perusahaan. Setiap tim juga harus melacak kemajuan mereka secara teratur dan menyesuaikan key result jika perlu sesuai dengan situasi yang berubah. Setiap tim juga harus berkomunikasi dengan tim lain tentang kemajuan mereka dan tantangan yang mereka hadapi, serta memberikan umpan balik dan dukungan.
Contoh OKR Departemen Sales
Dari gambar di atas, terlihat bahwa tujuan/ objective dari departemen sales adalah meningkatkan user based. Untuk mencapainya, diputuskan akan ada 3 key result yang harus dicapai yaitu: Meningkatkan user berbayar dari 400 menjadi 10k; meningkatkan konversi lead inbound dari 6% menjadi 15%; dan meningkatkan outbound leads dari 0 menjadi 130.
Key result tersebut di atas kemudian harus di break down menjadi inisiatif-inisiatif yang dapat mengarahkan pada tercapainya key result tersebut. Perlu diingat bahwa key result harus achievable, jangan pernah membuat key result yang impossible untuk dicapai. Oleh karena itu, penentuan key result ini harus berdasarkan diskusi dengan seluruh tim khususnya para eksekutor di lapangan.
Misalnya, key result pertama yaitu meningkatkan user berbayar dari 400 menjadi 10k, dari sini head departemen sales perlu menganalisis sales funnel yang ada saat ini seperti apa. Jika misalnya, saat ini, konversi menggunakan telemarketing yang tingkat efektivitasnya adalah 1: 10, dan setiap telemarketer bisa menghubungi 100 orang setiap hari, maka perlu 10 telemarketer untuk dapat closing 100 customer setiap hari. Jika saat ini telemarketer hanya 5 orang, perlukah kita menambah telemarketer (Misal target 10k adalah 1 kuartal).
Perbedaan Objective, Key Result, dan Inisiatif
Untuk membuat OKR yang baik, kamu perlu tahu perbedaan antara objective, key result, dan inisiatif. Perbedaan paling utama dari ketiganya adalah, objective dan key result, itu diluar kontrol kita. Artinya, itu adalah dampak/ hasil yang kita tidak bisa mengontrolnya dengan sempurna. Kita hanya bisa mengendalikan inisiatif, mengubah inisiatif, dan memperbaiki eksekusi dari inisiatif untuk nge-drive key result yang akan juga menggeser prosentase pencapaian dari objective.
Jadi, jangan pernah membuat objective dan key result yang dapat kita kontrol. Misal, jangan menulis key result adalah menulis 10 artikel setiap hari, NO, itu adalah inisiatif dari key result misalnya Visitor website naik dari 10 menjadi 1000 per hari.