Pengantar
Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen adalah bagaimana mengatur pekerjaan tim agar efektif dan efisien dengan sistem. Tidak jarang kita merasa kewalahan dengan banyaknya tugas yang harus diselesaikan, sementara waktu dan sumber daya terbatas. Ya, waktu adalah sumber daya utama yang kita punya dan paling tidak dapat diperbaharui. Waktu kita sangat terbatas. Tidak mungkin jika kita harus terus menerus mengawasi dan mengecek apakah anggota tim kita sudah mengerjakan tugasnya dengan baik atau tidak.
Saya sering tergelitik ketika melihat seorang yang mengaku entrepreneur, tapi handphone nya tidak pernah berhenti berdering walau sebentar. Saya pernah berada dalam satu mobil dengan pengusaha dengan omzet miliaran, mobilnya mewah (mini cooper) saat itu, namun setiap saat diributkan oleh urusan administrasi. Well, kejadian ini dan kejadian yang serupa salah satunya adalah akibat dari tidak adanya sistem atau tidak berjalannya sistem jika memang sistemnya sudah ada.
Untuk mengatasi masalah ini, kita perlu menciptakan sistem dan memastikan sistem tersebut berjalan setiap saat meski tanpa pengawasan kita.
Pengertian
Sistem adalah kumpulan proses, aturan, dan standar yang dirancang untuk mencapai tujuan tertentu dan dibuat agar pekerjaan ter-automasi. Dengan ini, kita bisa memastikan bahwa pekerjaan tim kita berjalan sesuai dengan rencana, tanpa harus menanyakan setiap saat sesuatu dikerjakan atau tidak. Di bayangan orang awam, sistem adalah komputer, software, atau tools digital untuk pekerjaan. Ya, itu juga sistem, tapi yang saya maksud di sini adalah sistem manajemen orang dan pekerjaan.
Sebuah sistem kasir, akan meng-automasi kan pekerjaan manual seorang kasir. Kamu tidak perlu mencatat setiap barang keluar, menghitung laba, dan seterusnya karena dia yang akan menghitungnya. Begitu pula dengan sistem manajemen, kamu tidak perlu repot bertanya kepada tiap orang dalam departemen untuk memastikan pekerjaan mereka selesai dengan baik atau tidak. Ketika sistem berjalan, kekurangan atau kesalahan yang terjadi akan langsung terdeteksi.
Contoh penerapan
Berikut adalah beberapa contoh sederhana yang bisa kita terapkan:
Pelaporan
Sistem ini bertujuan untuk memonitor kemajuan pekerjaan tim kita secara berkala. Kita bisa membuat template laporan yang berisi informasi penting seperti target, pencapaian, kendala, dan rencana tindak lanjut. Laporan ini bisa dikirimkan oleh anggota tim kita melalui email, aplikasi chat, atau platform seperti discord sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Dengan hal ini, kita bisa mengetahui apakah tim kita on track atau tidak, dan memberikan feedback atau bantuan jika diperlukan.
Jangan pernah membuat flow pelaporan menggunakan whatsapp. Ada beberapa alasan kenapa kita tidak seharusnya menggunakan whatsapp dalam pekerjaan. Yang pertama, whatsapp adalah nomor pribadi. Yang kedua, whatsapp tidak menyimpan history chat. Member baru yang masuk tidak dapat melihat chat sebelumnya. yang ketiga, whatsapp ada banyak limitasinya. Itulah kenapa, saya menyarankan kamu menggunakan platform terintegrasi seperti discord untuk komunikasi bersama tim.
Bentuk lain yang lebih sederhana untuk laporan adalah mengadakan meeting mingguan. Dalam meeting ini, setiap orang wajib melaporkan aktivitas pekerjaannya berikut perkembangannya. Dengan meeting ini, maka setiap minggu tim kamu akan menyiapkan bahan untuk meeting tersebut. Setidaknya, mereka akan malu jika dalam satu minggu tidak ada perkembangan Apa pun.
Evaluasi
Untuk mengukur kinerja tim kita secara objektif dan transparan, diperlukan evaluasi. Kita bisa membuat kriteria penilaian yang sesuai dengan tujuan dan sasaran departemen kita. Kriteria ini bisa meliputi kuantitas, kualitas, waktu, dan dampak pekerjaan tim kita. Kita bisa melakukan evaluasi secara rutin, misalnya setiap bulan, triwulan, atau semester. Dengan cara ini, kita bisa memberikan penghargaan atau sanksi kepada anggota tim kita berdasarkan hasil evaluasi.
Untuk menerapkannya, kita memerlukan input, proses, dan output. Sebuah universitas menerapkan sistem kartu untuk mengukur seberapa aktif mahasiswa di kelas. Ini adalah input-nya. Prosesnya, adalah pelaporan dosen ke dalam kertas atau komputer. Output nya, mahasiswa akan mengetahui secara real-time berapa skor aktivitasnya di kelas.
Komunikasi
Sistem ini bertujuan untuk memfasilitasi pertukaran informasi dan ide antara anggota tim kita. Kita bisa membuat saluran komunikasi yang jelas dan terbuka, misalnya melalui rapat mingguan, grup chat, atau platform seperti discord. Kita juga bisa menentukan topik-topik yang perlu dibahas dalam komunikasi tersebut, seperti update pekerjaan, masalah yang dihadapi, solusi yang ditawarkan, atau saran untuk perbaikan. Dengan sistem ini, kita bisa meningkatkan koordinasi dan kolaborasi antara anggota tim kita.
Karena komunikasi dilakukan terus menerus dan rawan tertumpuk, perlu juga disiapkan mekanisme bagaimana menangani komunikasi yang belum selesai/ unsolved chat yang tertumpuk ke bawah. Di sinilah pentingnya pinned message, mention orang yang terlibat, dll hingga masalah benar-benar terselesaikan. Seluruh tools yang ada bertujuan untuk memudahkan pekerjaan kita, namun kalau kita tidak cakap dalam memaksimalkannya, tools tersebut tidak akan ada gunanya.
Penutup
Dengan menciptakan sistem dalam manajemen, kita bisa menghemat waktu dan energi yang seharusnya digunakan untuk mengurus hal-hal yang sepele dan repetitif. Sering kita lupa bahwa sebenarnya kita telah belajar hal ini bahkan sejak berada di bangku sekolah. Jika kamu ingat, dulu di sekolah kita memiliki jadwal piket kebersihan. Ya ini adalah bentuk dari penerapan sistem di kelas. Dengan jadwal piket ini, setiap orang akan dengan sadar menyapu kelasnya sesuai dengan jadwal mereka masing-masing. Ketika kelas kotor, guru dengan mudahnya akan melihat siapa yang hari ini bertugas piket untuk mendapat teguran karena telah lalai membiarkan kelas kotor.
Kalau kamu ingin menjalankan 10 bahkan 100 bisnis, kamu tidak akan bisa menjalankannya sebelum kamu benar-benar menciptakan sistem yang baik. Maju tidaknya sebuah bisnis franchise, juga sangat tergantung akan hal ini. Sebuah franchise yang baik, tentu telah memiliki berbagai SOP dan quality assurance yang memastikan semuanya berjalan dengan baik, meski tidak ada pemilik stand by di lokasi. Penambahan CCTV, selain menghindari tindak pidana, juga merupakan bagian dari upaya menciptakan sistem yang baik.