10 faktor penting memilih sistem POS yang UKM wajib tahu

Table of Contents

Pendahuluan

Sistem POS (Point of Sale) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola transaksi penjualan di toko atau bisnis. Posisi sistem POS dalam bisnis UKM amatlah strategis, karenanya Anda perlu mengetahui faktor apa saja yang harus menjadi pertimbangan sebelum memilih sistem POS yang tepat untuk bisnis UKM Anda. Seperti yang kita ketahui bersama, sistem POS dapat membantu UKM dalam mengelola inventaris, mengelola penjualan, memproses pembayaran, dan masih banyak lagi aktivitas strategis lainnya yang akan memudahkan Anda dalam mengelola operasional bisnis UKM Anda.

Memilih sistem POS (Point of Sales) memang tidak mudah. Bukan karena tidak ada di pasaran, namun sistem POS adalah jantung operasional bisnis UKM Anda. Tidak mudah berpindah dari satu sistem POS ke sistem POS lainnya, apalagi jika perusahaan Anda sudah mulai besar dengan transaksi ribuan per bulan. Selain itu, implementasi POS merupakan kegiatan yang cukup melelahkan karena Anda harus kembali memberikan training kepada karyawan Anda, mulai merangkai data kembali dan membangun kebiasaan baru. Tidak jarang ada relaktansi atau penolakan dari karyawan yang sudah terbiasa menggunakan sistem lama atau yang sebelumnya. Hal ini wajar karena pada dasarnya manusia akan cenderung mempertahankan posisinya yang semula (tidak mau hijrah).

Berkutat dengan banyak UKM dan telah menilai sendiri beberapa sistem POS yang tersedia di pasaran, berikut saya rangkum faktor-faktor penting yang harus menjadi pertimbangan Anda sebelum memutuskan untuk memilih sistem POS tertentu. Khususnya, ketika Anda berkomitmen untuk terus berkembang dan tumbuh.

Sedang mencari system POS untuk Bisnis UKM Anda? Hubungi saya sekarang juga untuk mendapatkan promo dan discount special khusus untuk Anda

Faktor penting dalam memilih sistem POS untuk UKM

Berikut merupakan faktor-faktor yang perlu Anda pikirkan sebelum memilih untuk menggunakan sistem POS tertentu dimulai dari yang paling strategis menurut versi saya:

1. SLA (Service Level Agreement)

Mungkin Anda baru pertama kali mendengar istilah SLA. Secara sederhana, SLA adalah janji provider layanan kepada kita terkait berapa handal/ kuat sistem nya melayani dalam periode tertentu. SLA menjadi faktor terpenting pertama yang menurut saya harus dipertimbangkan ketika memilih sistem POS. Kenapa? karena bisnis Anda beroperasi terus dan membutuhkan dukungan sistem yang handal. Coba bayangkan misalnya di saat peak season, sistem kasir Anda jebol dan tidak dapat beroperasi. Hal ini tentu akan menjadi kerjaan berat tersendiri yang pastinya akan menyebabkan kerugian.

Anda dapat menanyakan kepada Sales representative POS Anda dengan pertanyaan sederhana misal: sepanjang tahun lalu system ini mengalami down berapa lama atau berapa kali? kenapa system nya mengalami down? apakah ada back up system / mirroring dari server nya?. Cara lainnya, tanyakan saja apakah saya berhak meminta dokumen SLA untuk komitmen layanan tanpa gangguan.

2. Kelengkapan data untuk analisis dan ketersediaannya

Faktor kedua yang harus Anda pertimbangkan dalam memilih sistem POS adalah kelengkapan data untuk analisis dan ketersediannya. Apa yang saya maksud dengan kelengkapan data? ini adalah seberapa banyak data yang di capture atau ditangkap oleh sistem POS tersebut. Hal sederhana seperti:

Berapa digit kode SKU yang bisa diterima sistem (dalam banyak kasus kode SKU memiliki arti khusus yang bisa dijabarkan)
Data pelanggan yang di input apa saja (apakah hanya nama dan nomor telepon ataukah lebih lengkap lagi)
Bisakah mencatat vendor/ supplier berikut aktivitasnya
Data penjualan apa saja yang di capture
Bisakah memantau stok berikut melakukan stok opname
Data pembelian apa saja yang di capture
Apakah bisa menghitung pajak, pajak apa saja
Susunan levelling produk, apakah terdapat kemungkinan untuk membuat grup produk berdasar kategori tertentu, departemen tertentu, atau lainnya (tergantung seberapa kompleks bisnis Anda)
Dan lain sebagainya

Jika data sudah sesuai seperti yang Anda harapkan, faktor berikutnya yang harus Anda tanyakan kepada Sales POS adalah berapa lama data saya tersedia dan berapa banyak data bisa dipanggil? beberapa POS yang saya pernah coba hanya menyimpan data maksimal 3 bulan dan butuh request khusus untuk mengakses data tahun lalu atau tahun-tahun sebelumnya.

3. Layanan dukungan pelanggan

Faktor ketiga terpenting dalam memilih system POS adalah layanan dukungan pelanggan yang hebat. Jangan pernah terkecoh dengan slogan customer service 24 jam sebelum Anda mencoba nya sendiri untuk berinteraksi di jam 12 malam! Kemampuan CS dalam merespon setiap pertanyaan kita dengan luwes, tanpa jeda waktu tunggu yang terlalu lama, serta menyelesaikan masalah kita itulah yang terpenting.

Beberapa sistem POS mungkin tidak menyediakan layanan pelanggan 24 jam, namun sales representative nya sangat helpful dan tidak segan menjawab chat kita meski sedang libur. Beberapa yang lain sengaja mematikan hp mereka ketika hari libur. Ya, mungkin Anda berkata kita harus manusiawi donk ketika libur harusnya ya libur. Masalahnya, libur adalah peak season dan Anda tidak mau merugi hanya karena sistem POS yang bermasalah! jadi, lebih bijak jika kita menanyakan isu semacam ini di depan.

4. Pilihan platform yang support system POS

Di era seperti sekarang ini, sebuah system POS harus dapat dioperasikan dari berbagai platform. Berikut system minimal yang harus support:

PC Windows / PC MAC
Android
iOS

Bukan kemaruk, tapi Anda sedang melihat upaya mitigasi risiko ketika terjadi kendala di salah satu platform. Misalnya, jika tiba-tiba listrik di toko Anda mati, sedangkan Anda tidak memiliki genset, maka customer masih bisa Anda layani dengan bantuan handphone toko.

5. Ketersediaan Online dan Offline

System POS dengan cloud system memang keren, namun akan menjadi mimpi buruk jika dia hanya tersedia Online. Ya, di negeri konoha, internet bisa kapan saja dying. Jika sistem POS Anda hanya mendukung mode online, ini artinya toko Anda berhenti beroperasi. Sebuah sistem POS yang baik harus tersedia baik online maupun offline. Umumnya, menjalankan sistem POS secara offline akan secara otomatis ter syncronasi ketika online kembali. Artinya, tidak akan ada masalah dengan data Anda. Inilah faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih sistem POS yang ke-lima.

6. Biaya layanan

Yap, biaya tidak saya letakkan menjadi faktor pertama dalam memilih sistem POS. Kenapa? karena biaya ini relatif. Bisnis yang besar tentu punya anggaran lebih banyak untuk jantung operasional perusahaannya, sedangkan bisnis kecil tidak memiliki dana terlalu besar.

Kabar baiknya, hampir semua sistem POS yang tersedia di pasaran saat ini sangatlah terjangkau (kisaran 100rb – 500rb saja per bulan) bahkan ada yang gratis. Namun, saya pribadi tidak menyarankan anda menggunakan system gratisan karena sedikit banyak pasti kalah jauh layanannya dibanding yang berbayar. Lagipula, jika sistem nya bagus dan membantu bisnis Anda untuk berkembang lebih pesat, bukannya ceng li kalau kita juga harus support mereka bertahan dengan bayar?

7. Fitur download dan upload

Meski fitur ini sudah hampir dimiliki oleh semua sistem POS yang tersedia, namun Anda perlu mencoba fitur ini apakah benar-benar mudah dan dapat diandalkan. Fitur download artinya Anda bisa mendownload semua data yang ada di dalam sistem POS. Pastikan formatnya sesuai dengan yang Anda mau, minimal adalah xlsx atau file excel sehingga Anda bisa mudah mengolahnya.

Sedangkan fitur upload artinya bisakah sistem POS tersebut melakukan proses upload secara bulk atau dalam jumlah besar dengan mudah dan lancar. Terkadang, beberapa sistem memiliki batasan maksimal jumlah item yang di upload. Pastikan anda mengetahui hal ini sebelum memilih sistem POS yang akan digunakan oleh Bisnis UKM Anda.

8. Kemudahan penggunaan

Faktor ke-delapan dalam memilih system POS untuk UKM Anda adalah kemudahan penggunaan. Sengaja saya tidak meletakkan faktor ini di depan karena pada dasarnya, apa yang kita bahas disini adalah system pihak ketiga. Dikarenakan sistem pihak ketiga adalah one for all atau satu untuk semua, system ini tidak mungkin bisa di kustomisasi sesuka hati kita.

Artinya, kita lah yang harus menyesuaikan diri ketika menggunakan sistem tersebut. Tidak ada sistem yang perfect. Hal ini perlu dicamkan dalam diri kita sehingga, setiap sistem pasti memiliki plus dan minus. Kita hanya bisa memilih maksimal sesuai kebutuhan kita.

9. Keamanan

Keamanan adalah faktor penting lainnya dalam memilih sistem POS untuk UKM. Pastikan sistem POS memiliki fitur keamanan yang memadai untuk melindungi data pelanggan dan data bisnis Anda dari orang-orang yang tidak berkepentingan atau bahkan kompetitor.

Data is the new mining. Selalu ingat bahwa data Anda, perilaku bisnis Anda, pelanggan Anda, itu sangatlah penting. Mintalah jaminan keamanan yang memadai dari vendor Anda bahwa data Anda tidak akan diperjual belikan atau di pindahtangankan kepada pihak lain manapun tanpa seizin Anda.

10. Integrasi dengan system lain

Faktor terakhir yang perlu menjadi pertimbangan dalam memilih system POS untuk UKM adalah kemampuan system tersebut untuk integrasi dengan system lainnya seperti system akuntansi perusahaan, system absensi dan atau penggajian, serta system perpajakan. Namun, hal ini tidak menjadi mandatory ketika system POS tersebut memiliki fasilitas download dan upload yang telah dibahas pada poin sebelumnya. Kita masih bisa menjembatani integrasi antar system dengan fitur tersebut.